Grafik zajęć i zapisy online bez ręcznego pilnowania list

Problem: zapisy, które trzeba ciągle poprawiać

Zapisy przez telefon, komunikator albo kartkę na recepcji wymagają ciągłej kontroli. Ktoś zapisał się dwa razy, ktoś zrezygnował i nie dał znać, a osoby chętne na wolne miejsce nie wiedzą, że się zwolniło. Na koniec instruktor i tak nie wie, kogo się spodziewać.

Jak ułożyć grafik zajęć?

Grafik zajęć układasz z sal, typów zajęć i zajęć cyklicznych z limitem miejsc:

• ✓Sale – każda z własną nazwą, np. sala fitness, sala do jogi, mata.
• ✓Typy zajęć – np. pilates, cycling, salsa poziom 1, WOD.
• ✓Zajęcia cykliczne – ustawiasz dzień i godzinę, a zajęcia powtarzają się co tydzień.
• ✓Limit miejsc dla każdych zajęć.

Zapisy z recepcji i z aplikacji w jednym widoku

Niezależnie od tego, czy klubowicz zapisał się sam, czy zrobiła to za niego recepcja, wszystkie zapisy trafiają na tę samą listę. Instruktor przed zajęciami widzi, ile osób się spodziewać, a recepcja nie musi uzgadniać kilku kartek i wiadomości. Zapis od razu sprawdza też karnet – osoba bez ważnego karnetu lub bez wolnych wejść nie zajmie miejsca, które mógłby wykorzystać ktoś inny.

Jak działają zapisy online na zajęcia?

Klubowicz otwiera aplikację, widzi grafik z liczbą wolnych miejsc i zapisuje się jednym kliknięciem. Recepcja może zapisać klubowicza ręcznie, np. gdy dzwoni do klubu.

Gdy zajęcia są pełne, klubowicz zapisuje się na listę rezerwową. Jeśli ktoś zrezygnuje, pierwsza osoba z listy jest automatycznie dopisywana do zajęć – bez udziału recepcji.

Co, jeśli klubowicz odwoła zapis albo nie przyjdzie?

Jeśli klubowicz wypisze się co najmniej 2 godziny przed zajęciami, wejście wraca na karnet; przy późniejszej rezygnacji lub nieobecności przepada. Wejście jest pobierane w chwili zapisu, więc działa to jak opłata za nieobecność, a jednocześnie daje czas, by miejsce przejęła osoba z listy rezerwowej.

W raportach widzisz obłożenie zajęć i nieobecności zapisanych osób. Mapa frekwencji pokazuje, które godziny są oblegane, a które warto zmienić.

Dla jakich klubów

Grafik i zapisy przydają się wszędzie tam, gdzie liczba miejsc jest ograniczona: w szkole tańca, w boxie CrossFit, w klubie sztuk walki, w studiu jogi i na siłowni z zajęciami grupowymi. Jeśli masz kilka lokalizacji, każda ma własne sale i grafik.