flexatiq

Regulamin

Wersja z dnia

Projekt dokumentu – wersja z dnia 3 listopada 2026 r., do akceptacji. Nie stanowi jeszcze obowiązującego regulaminu.

Regulamin określa zasady korzystania ze strony flexatiq.pl i flexatiq.eu oraz z usługi Flexatiq – programu do zarządzania klubem fitness, szkołą tańca, boxem CrossFit i szkołą sztuk walki. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących kluby (B2B).

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Określa zasady korzystania ze Strony oraz zasady świadczenia Usługi na rzecz Klientów.
  2. Usługodawcą jest Kynologic spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, ul. Półwiejska 17/26, 61-888 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001066149, NIP 7831890477, REGON 526785413, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Usługodawca”).
  3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@flexatiq.pl albo pisemnie na adres siedziby.
  4. Zasady przetwarzania danych osobowych i plików cookie opisuje Polityka prywatności dostępna na stronie flexatiq.pl/polityka-prywatnosci.
  5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na Stronie w sposób, który umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

  1. Strona – serwis internetowy dostępny pod adresami flexatiq.pl i flexatiq.eu, prezentujący Usługę.
  2. Usługa albo Flexatiq – udostępniane online oprogramowanie do zarządzania klubem: panel klubu (dla właściciela, recepcji i trenerów), aplikacja klubowicza oraz powiązane funkcje, w zakresie wybranego Planu.
  3. Klient albo Klub – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna), który zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi w związku ze swoją działalnością gospodarczą.
  4. Konto Klubu – przestrzeń Klubu w Usłudze, do której dostęp mają Użytkownicy Klubu.
  5. Użytkownik Klubu – właściciel Konta Klubu oraz osoby, którym Klub nadał dostęp do panelu (np. recepcja, trenerzy, menedżerowie).
  6. Klubowicz – osoba korzystająca z oferty Klubu, której dane Klub prowadzi w Usłudze, w tym użytkownik aplikacji klubowicza.
  7. Okres Próbny – bezpłatny okres korzystania z Usługi, o którym mowa w § 5.
  8. Plan – zakres funkcji i limitów Usługi wraz z ceną, określony w cenniku na Stronie albo w indywidualnej ofercie.
  9. Operator Płatności – dostawca usług płatniczych, z którym Klub zawarł własną umowę (np. Tpay, Przelewy24, PayU, Espago, Stripe).
  10. Umowa Powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO zawierana między Klubem a Usługodawcą.

§ 3. Korzystanie ze Strony

  1. Korzystanie ze Strony jest bezpłatne i nie wymaga zakładania konta.
  2. Informacje na Stronie, w tym cennik, mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
  3. Kontakt z Usługodawcą, w tym prośba o prezentację (demo) albo wycenę, odbywa się e-mailem.
  4. Do korzystania ze Strony i Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania, a do korzystania z Konta Klubu – także aktywny adres e-mail. Połączenie ze Stroną i Usługą jest szyfrowane (HTTPS).
  5. Korzystanie z usług drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie czy próby wyłudzenia hasła (phishing). Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani telefonicznie.

§ 4. Usługa dla Klubów

  1. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i służy prowadzeniu przez nich klubu w ramach działalności gospodarczej. Klient oświadcza, że zawiera umowę bezpośrednio w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i ma ona dla niego charakter zawodowy, w szczególności wynikający z przedmiotu działalności (prowadzenie obiektu sportowego lub rekreacyjnego).
  2. Usługa obejmuje w szczególności: prowadzenie bazy Klubowiczów, sprzedaż i obsługę karnetów, grafik zajęć i zapisy online, wejścia do klubu kodem QR, przyjmowanie płatności online przez Operatora Płatności Klubu, raporty, a w Polsce – wystawianie e-faktur w KSeF. Szczegółowy zakres funkcji zależy od Planu.
  3. Urządzenia dostępowe (np. bramki, czytniki) i ich montaż nie są częścią Usługi i mogą być przedmiotem odrębnej umowy.
  4. Funkcje oznaczone na Stronie jako przygotowywane, testowe albo pilotażowe Usługodawca udostępnia bez gwarancji ich dostępności.
  5. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi. Zmiana, która w istotny sposób ogranicza funkcje opłaconego Planu w trakcie opłaconego okresu, wymaga zgody Klienta albo zmiany Regulaminu w trybie § 15.

§ 5. Zawarcie umowy, Konto Klubu i Okres Próbny

  1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Klubu po zaakceptowaniu Regulaminu albo z chwilą podpisania odrębnej umowy z Usługodawcą. Akceptacja następuje przez zaznaczenie pola w formularzu rejestracji; Usługodawca zapisuje datę akceptacji i wersję Regulaminu.
  2. Osoba zakładająca Konto Klubu oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta.
  3. Po założeniu Konta Klubu Klient otrzymuje 30-dniowy bezpłatny Okres Próbny. Klub, który jest nowo otwierany, może – po potwierdzeniu tego faktu przez Usługodawcę – korzystać z Usługi bez opłat licencyjnych przez 6 miesięcy, na zasadach podanych na Stronie.
  4. Po zakończeniu Okresu Próbnego Klient wybiera Plan płatny. Jeżeli tego nie zrobi, Konto Klubu przechodzi na 30 dni w tryb tylko do odczytu (z możliwością eksportu danych), a następnie dane są usuwane.
  5. Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępu Użytkownikom Klubu, za zachowanie w poufności haseł oraz za działania podejmowane z Konta Klubu. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę.

§ 6. Opłaty i faktury

  1. Opłaty za Usługę określa cennik na Stronie albo indywidualna oferta. Ceny w cenniku są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
  2. Usługodawca wystawia faktury VAT; faktury dla Klientów, którzy podali NIP, są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), zgodnie z przepisami.
  3. Opłaty są płatne miesięcznie z góry, przelewem, w terminie 14 dni od wystawienia faktury.
  4. Przy zaległości powyżej 30 dni Usługodawca może, po wezwaniu z 7-dniowym terminem, ograniczyć Konto Klubu do odczytu; wejścia klubowiczów działają jeszcze przez 14 dni.
  5. Zmiana cennika nie dotyczy już opłaconego okresu. O zmianie cen Usługodawca informuje Klienta e-mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem.

§ 7. Płatności Klubowiczów

  1. Usługa umożliwia Klubowi przyjmowanie płatności online od Klubowiczów za pośrednictwem Operatora Płatności, z którym Klub zawarł własną umowę. Klub konfiguruje w Usłudze dane dostępowe do swojego konta u Operatora Płatności.
  2. Środki z płatności Klubowiczów trafiają bezpośrednio na rachunek Klubu u Operatora Płatności. Usługodawca nie przyjmuje, nie przechowuje i nie przekazuje tych środków, nie świadczy usług płatniczych i nie jest stroną umowy między Klubem a Operatorem Płatności ani między Klubem a Klubowiczem.
  3. Klub odpowiada za swoją ofertę, ceny, regulamin klubu, zwroty płatności i reklamacje Klubowiczów, a także za faktury wystawiane Klubowiczom z wykorzystaniem Usługi.

§ 8. Dane osobowe

  1. Klub jest administratorem danych osobowych Klubowiczów i innych osób, które wprowadza do Usługi. Usługodawca przetwarza te dane w imieniu Klubu jako podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu świadczenia Usługi, na podstawie Umowy Powierzenia.
  2. Umowa Powierzenia jest udostępniana Klubom jako załącznik do Regulaminu, akceptowany razem z nim; jej treść można otrzymać na żądanie pod adresem kontakt@flexatiq.pl.
  3. Klub odpowiada za to, by miał podstawę prawną do przetwarzania danych Klubowiczów i by przekazał im wymagane informacje o przetwarzaniu danych.
  4. W zakresie danych osób odwiedzających Stronę, korespondencji, danych Konta Klubu i danych do rozliczeń administratorem jest Usługodawca – zasady opisuje Polityka prywatności.

§ 9. Obowiązki Klienta

  1. Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
  2. Zabronione jest w szczególności: wprowadzanie treści bezprawnych, podejmowanie prób uzyskania dostępu do danych innych klubów, obchodzenie zabezpieczeń i limitów, wprowadzanie złośliwego oprogramowania, nadmierne obciążanie Usługi w sposób automatyczny oraz udostępnianie Usługi osobom trzecim poza Użytkownikami Klubu bez zgody Usługodawcy.
  3. Klient odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do Usługi, w tym cen, karnetów i danych na fakturach.

§ 10. Dostępność Usługi i wsparcie

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa działała bez przerw. Mogą wystąpić przerwy techniczne; o planowanych przerwach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, jeśli to możliwe.
  2. Docelowa dostępność Usługi wynosi 99,5% w skali miesiąca, z wyłączeniem prac planowanych zapowiedzianych z 48-godzinnym wyprzedzeniem.
  3. Wsparcie techniczne jest udzielane e-mailem pod adresem kontakt@flexatiq.pl w dni robocze w godzinach 9:00–17:00; czas reakcji na awarię krytyczną (brak wejść lub logowania) – 4 godziny robocze, na pozostałe zgłoszenia – 2 dni robocze.
  4. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność usług podmiotów trzecich, z których korzysta Klub, w tym Operatorów Płatności i KSeF, ani za działanie urządzeń dostępowych dostarczonych przez inne podmioty.

§ 11. Odpowiedzialność

  1. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat uiszczonych przez Klienta za Usługę w ostatnich 12 miesiącach przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
  2. Ograniczenia z ust. 1 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.
  3. Usługodawca nie odpowiada za decyzje biznesowe Klienta podjęte na podstawie danych i raportów w Usłudze ani za dane wprowadzone przez Klienta, Użytkowników Klubu lub Klubowiczów.

§ 12. Prawa do oprogramowania i dane Klienta

  1. Prawa do Usługi, w tym do oprogramowania, znaku Flexatiq i materiałów na Stronie, przysługują Usługodawcy. Klient otrzymuje na czas trwania umowy niewyłączne i nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi w zakresie Planu.
  2. Dane wprowadzone przez Klienta pozostają danymi Klienta. Usługodawca korzysta z nich wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi.
  3. Klient może w każdej chwili wyeksportować dane (CSV/JSON). Po zakończeniu umowy Konto Klubu pozostaje dostępne do odczytu i eksportu przez 30 dni, a następnie dane są usuwane w ciągu kolejnych 30 dni.

§ 13. Czas trwania i rozwiązanie umowy

  1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, chyba że strony uzgodnią inaczej.
  2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę zawartą na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco lub uporczywie narusza Regulamin mimo wezwania do zaprzestania naruszeń, informując o przyczynie.

§ 14. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Strony lub Usługi można składać e-mailem na adres kontakt@flexatiq.pl albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Warto opisać problem i podać nazwę lub identyfikator Klubu.
  2. Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania, e-mailem lub pisemnie.

§ 15. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany funkcji Usługi lub sposobu płatności albo ze względów bezpieczeństwa.
  2. O zmianie Usługodawca informuje Klientów e-mailem i na Stronie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed tym terminem wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie.

§ 16. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory z Klientami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Angielska wersja Regulaminu (flexatiq.eu/terms) ma charakter informacyjny; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
  4. Regulamin wchodzi w życie 1 grudnia 2026 r.
Regulamin | Flexatiq